Ficha de preparación y aceptación de color

Ficha de preparación y aceptación de color

Supuesto didáctico. En el taller de color del centro se prepara un encargo de 19 litros para una habitación de un cliente de Binissalem: 15 L más 4 L del mismo color, acabado satinado. El cliente aprobó hace dos semanas una probeta aplicada sobre el fondo acordado. Hoy, la primera persona del turno nuevo mezcla el lote, lo compara a ojo contra la carta de catálogo —que no es la probeta aprobada— y da el lote por bueno.

Al mes, el cliente escribe: «la pared no es el color que aprobé». Sin ficha no se sabe qué base se usó, a qué hora se mezcló, con qué luz se comparó, si la probeta que estaba delante era la aprobada ni dónde quedó una muestra del lote. Con la ficha rellenada, firmada y con su muestra archivada, la respuesta sale de datos y no de memoriales.

1 · Muestra, color aprobado y color de entrega

En el taller se usa «el color» para nombrar tres cosas distintas, y confundirlas es el error que deja una ficha inservible: cada una se comprueba contra otra, y cada una tiene su fecha, su referencia y su responsable.

- Muestra de color. Es la referencia que ya existe antes del encargo: la carta del fabricante, el catálogo de la tienda o una tarjeta pintada. Sirve para elegir y para enseñar; no es el acuerdo de nadie sobre este trabajo.
- Color aprobado. Es el color que el cliente acepta para este encargo concreto, después de ver una probeta aplicada en su obra o sobre su fondo. Puede existir como una placa en el taller, como una muestra en la pared o solo como una foto firmada. Es el patrón contra el que se juzga el lote.
- Color de entrega. Es el color que sale del lote preparado para este encargo. Puede coincidir con el aprobado o no; esa es justamente la pregunta que la ficha responde.

Buena práctica: en la ficha se citan los tres por separado, cada uno con su referencia. «Color beige» no dice nada. «Color de entrega: base blanca del sistema, código 43-BT-118, comparado con la probeta aprobada MA-2026-118» sí dice, y además se puede comprobar.

2 · Lo que la ficha evita: una reclamación sin hilo

Una ficha no mejora el color: el color lo hace la dosificación. Lo que mejora la ficha es lo que ocurre después, cuando alguien pregunta. Y el error caro no es una muestra mal tirada: es una reclamación en la que no hay forma de demostrar qué se preparó.

Piensa en la pregunta que puede llegar dos meses después: «este bote, ¿es el color que aprobé?». Sin registro, la respuesta sale de la memoria de quien mezcló y de la versión del cliente, y lo que suele terminar es una concesión: repetir la obra, regalar material, descontar el pedido y perder a un cliente que puede marcharse a la competencia. El coste no es el bote: es la obra entera y el tiempo que se pierde en discutirla.

- Sin ficha. La respuesta es una opinión: «me parece que salió bien». No se sostiene ante un cliente, ni ante un fabricante, ni ante uno mismo dos años después.
- Con ficha. La respuesta es un dato: base, fórmula, fecha y hora, equipo, muestra comparada, método, desviación observada, decisión, firmas y número de muestra archivada.
- Sin muestra archivada. La ficha queda como una declaración. Con la muestra archivada, es una prueba que se puede volver a mirar.

Buena práctica: la ficha se rellena el día de la preparación, no «cuando se pueda». Rellenada tres días después con la memoria, ya no es un registro: es una reconstrucción, y una reconstrucción no prueba nada.

3 · Los seis bloques de la ficha

La ficha se lee en seis bloques, siempre en el mismo orden. El orden importa: cada bloque toma los datos del anterior, y un bloque sin datos deja huecos que se arrastran hasta el final.

- Encargo y cliente. Número de encargo o de obra, cliente, punto de entrega y la referencia de la muestra aprobada. Si no se sabe cuál era la muestra aprobada, no hay contra qué comparar.
- Base, formato y acabado. Código de la base, formato del envase y acabado o brillo. El acabado cambia la lectura del color y el formato cambia la dosis.
- Color y fórmula. Color de partida —el color de la base o el blanco del que se parte—, código de fórmula o referencia interna, y ajuste manual si lo hubo.
- Preparación. Fecha y hora, operario, equipo utilizado y la relación entre lotes cuando el encargo se reparte en varios envases. También el tiempo de trabajo y el de secado, tal como constan en la ficha técnica vigente.
- Comprobación. Método (luz, fondo, ángulo), comparación con la muestra aprobada, desviación observada e instrumento, si lo hay.
- Decisión y cierre. Aceptado, aceptado con reservas o rechazado; causa si se rechaza; reservas si las hay; firmas y número de muestra archivada.

En la casilla de cada campo que no se pueda completar se escribe «pendiente» y se dice qué falta. Un hueco honesto se cierra el mismo día; un hueco rellenado con una suposición se convierte en error el mes siguiente, y ese error ya no se puede corregir.

4 · Cómo se rellena, paso a paso

Rellenar la ficha no es escribir un texto: es recorrer el lote en el mismo orden en que se ha preparado, de forma que otra persona pueda entenderlo sin preguntar. El recorrido termina siempre igual, con una decisión firmada.

Antes de mezclar se reúne lo que permite comparar: el encargo, el cliente y la muestra aprobada. Si la muestra aprobada no está a mano, se pide; sin ella no hay comparación posible y la casilla de comprobación se quedará vacía.

Durante la preparación se anota lo que identifica el lote y lo que lo hace reproducible: base, formato, acabado, color de partida, fórmula y el ajuste manual si lo hubo. Después, la fecha y la hora exactas, el operario y el equipo con su estado de revisión.

Si el encargo se reparte en varios envases, se anota la relación entre lotes antes de cerrar el primero: qué envase sale de cuál y cuál continúa a cuál. Es la anotación que más se olvida y la que más cuesta reconstruir cuando la obra se reparte entre varios aplicadores.

Al final se prepara la probeta, se compara con la muestra aprobada con la luz, el fondo y el ángulo anotados, se describe lo observado, se decide y se firma. La muestra se numera y se archiva, y la ficha apunta a ese número.

5 · Comparar con la muestra aprobada y decidir

La comparación es el corazón de la ficha, y por eso se anota el método, no solo el resultado. Un mismo color se ve de otra manera según la luz, el fondo y el ángulo; la ficha deja constancia de las tres cosas para que la comparación tenga sentido y se pueda repetir.

- Luz. La que se ha usado en la comprobación: natural, artificial o mixta, y si la artificial estaba encendida. La luz de referencia acordada es un procedimiento pendiente.
- Fondo. El fondo contra el que se compara: el mismo paramento, un cartón del color base, un gris o un blanco.
- Ángulo. Con la probeta a la altura de la vista o en las condiciones del encargo; se anota si la pieza se ha girado.

La desviación se describe contra la muestra aprobada, nunca contra «lo que salió». Se escribe qué se ve, en qué zona y en qué momento —húmedo o seco— y si se ha medido o no. Una desviación sin medición no es menos válida: es una observación sin medir, y se escribe así.

De la comparación sale una de tres decisiones:

- Aceptado. El color de entrega coincide con el color aprobado en las condiciones anotadas.
- Aceptado con reservas. El lote se acepta, pero se anota qué desviación se ha visto, qué se avisa y a quién, y qué queda retenido. La reserva se escribe: no se queda en la conversación.
- Rechazado. El lote no se acepta para el encargo. Se anota la causa observada, el lote queda identificado y se escala. Qué se hace después con ese lote es un procedimiento pendiente: nadie lo decide en la propia ficha.

6 · Un caso resuelto de principio a fin

El caso siguiente es un supuesto didáctico: los datos son inventados para practicar, pero la forma de trabajar es la real. Se lee entero, porque una ficha se rellena de arriba abajo.

El encargo 2026-0417 es una habitación de un cliente particular de Binissalem, con 15 L y 4 L del mismo color en acabado satinado. La probeta MA-2026-118, aplicada sobre el fondo acordado, la aprobó el cliente el 30 de septiembre. El 2 de octubre, a las 10:15, el taller preparó el lote: base blanca del sistema, código 43-BT-118, sin ajuste manual, con dosificador y báscula cuya revisión era del día anterior.

La comparación se hizo a las 12:40, sobre una probeta aplicada con rodillo y secada 24 h, con luz lateral de ventana, fondo blanco y gris medio, y la pieza a 45°. El tono coincidía con la muestra aprobada, pero el centro de la probeta se veía algo más apagado. No hubo medición con instrumento: la observación es visual y así se escribe.

La decisión fue aceptado con reservas: se anota la desviación tal cual, se avisa al cliente del brillo y el bote de 4 L queda retenido y etiquetado a la espera de lo que confirme dirección. Firman el operario y quien hizo la comprobación; quién firma además la aceptación por el cliente es un procedimiento pendiente.

Un detalle que suele fallar: la ficha dice «15 L y 4 L en la misma operación». Si el bote de 4 L se hubiera preparado en otro momento, con otra temperatura, la ficha tendría que decirlo, porque esa es la diferencia entre un lote y otro.

7 · Errores frecuentes al usar la ficha

Estos errores no son de técnica de color: son de registro, y se cometen casi siempre con prisa o con la idea de que la ficha «quede bien». El coste de cada uno es alto.

- Comparar con la carta de catálogo en lugar de con la muestra aprobada. La carta dice cómo es el color en general; la muestra aprobada dice cómo se aceptó este color. Con la carta, un lote desviado se da por bueno y sale mal en obra.
- Rellenar la casilla de desviación con «sin incidencias» para que la ficha quede limpia. Una desviación documentada es un problema controlado: se decide, se avisa, se retiene lo que haga falta. Una desviación borrada vuelve dos meses después convertida en reclamación, y además el resto de la ficha deja de ser creíble.
- Dejar el bote sin identificar cuando el encargo tiene varios. Cuando aparece la queja no se sabe cuál de los envases es el que se entregó, y la trazabilidad se rompe justo en el último paso, que es el que más cuesta.
- Guardar la probeta sin número ni ubicación. Una muestra sin numerar no se puede relacionar con ninguna ficha. El archivo acaba siendo un cajón de probetas huérfanas, que es justo lo que se quiere evitar cuando llegue la reclamación.

La regla que resume las cuatro: la ficha se escribe para el que venga después, no para el que la rellena. Por eso conviene escribir despacio lo que se ha hecho, aunque el lote esté esperando.

8 · Conservar la muestra, alimentar el dossier y saber cuándo escalar

La muestra archivada es la parte de la ficha que se toca: una probeta o una placa pintada con el color de entrega, con su número y la referencia del encargo, guardada en un lugar seco y protegida de la luz y del polvo, sin tocar la cara pintada. Con ese número, la ficha deja de ser una descripción y pasa a tener una pieza que se puede volver a mirar.

El plazo, el formato y el responsable de esa custodia son un procedimiento pendiente. La regla práctica, mientras tanto, es sencilla: si una muestra no está numerada ni indicada en una ficha, no sirve para nada; y si una ficha no dice dónde está su muestra, no está completa.

Y el encaje con la reclamación: cuando llega una queja sobre un color, el dossier se monta con documentos. La ficha es el primero de ellos, y de ella salen los hechos —qué se preparó, con qué base, a qué hora, con qué luz y contra qué muestra se comparó— y la evidencia —la muestra archivada. Sin la ficha, el dossier arranca con una versión; con la ficha, arranca con datos.

Cuándo escalar. La ficha no decide ni cierra nada por sí sola. Escala a quien corresponda:

- Si la desviación no está dentro de lo admisible, y lo admisible lo fija dirección, no el operario.
- Si el instrumento no estaba calibrado, o no lo había, o la comparación se hizo sin la muestra aprobada.
- Si la desviación aparece en más de un envase de la misma partida.
- Si las condiciones de la sala se salen de lo previsto en la ficha técnica o en el encargo.
- Si hay que rehacer, reprocesar, entregar con reservas o apartar un lote: eso lo autoriza alguien, y ese nombre va escrito en la ficha.

Actividad práctica. Imprime la ficha en A4 y resuélvela con un encargo real del taller: rellena los seis bloques con los datos de un encargo en curso, prepara la probeta, compárala con la muestra aprobada y decide. Se entrega la ficha completa, la muestra numerada y una nota de tres líneas que explique por qué has elegido esa decisión. La corrección se hace sobre la ficha, no sobre la memoria del alumno; y esta lección acredita el método, no la competencia observada en el puesto.

Herramienta de trabajo: ficha de preparación y aceptación de color

Se rellena en el taller, el mismo día de la preparación y antes de entregar el bote. Es la hoja que cierra el encargo: describe lo preparado, deja constancia de cómo se comprobó y termina con una decisión firmada y una muestra numerada.