Controlar la disponibilidad, las reservas y la reposición

Controlar la disponibilidad, las reservas y la reposición

Son las 9:05 en la tienda de la Tienda Polígono. Un cliente profesional pide 40 botes de 15 litros de un blanco mate para el viernes. El sistema muestra 52 unidades, pero dos pedidos profesionales ya preparados tienen 18 reservadas, seis van embaladas en un palé con destino a otra de las cuatro tiendas y cuatro tienen la tapa dañada. Además, hay una petición al PBA pendiente de la que nadie sabe confirmar la fecha.

El cliente no quiere una explicación larga: quiere saber cuántos botes puede apuntar en su pedido. Este OA trata de la mirada del encargado sobre esa cifra: qué comprobar, qué preguntar, qué prometer y qué excepción escalar, sin repetir el procedimiento de PBA ni el de transferencias, que ya se trabajan en sus lecciones operativas.

1 · La disponibilidad es una decisión, no una cifra

En el mostrador se usa la misma palabra —«hay»— para tres cosas distintas: lo que está físicamente en la estantería, lo que el sistema registra y lo que de verdad se puede prometer. La lección operativa (OA 28461) ya explica cómo se calcula la disponibilidad; aquí interesa la mirada del encargado: quién responde de que esa cifra tenga dueño, fecha y una resta documentada.

El encargado no cuenta cada bote del almacén, pero revisa que el dato que se va a prometer esté sostenido. Pregunta qué hay contado hoy, qué está reservado y para qué pedido, qué ha salido hacia otra tienda y qué está bloqueado por una incidencia. Decide qué se promete y qué no. Registra la reserva, el tránsito o el bloqueo que justifica la resta. Delega el conteo y la preparación, pero no delega la promesa. Y escala cuando la cifra no se puede sostener con evidencia o cuando el faltante afecta a una referencia relevante.

2 · Reservas: nombre, pedido y fecha

Una reserva es una unidad que existe pero ya está comprometida. Puede venir de un pedido profesional preparado, de un apartado de cliente, de material para una obra o de una transferencia ya embalada. Mientras tiene nombre, pedido y fecha, es un compromiso legítimo y se resta del disponible. Cuando le falta alguno de los tres, se convierte en stock secuestrado: nadie sabe para quién es, nadie se atreve a venderlo y la tienda parece tener menos de lo que tiene.

El encargado revisa las reservas con tres preguntas: ¿de quién es?, ¿para qué pedido o compromiso? y ¿hasta cuándo? Si no hay respuesta, no la descuenta del disponible hasta identificarla; si la hay, la registra y comprueba que el pedido sigue vivo. También revisa las reservas antiguas: una reserva que nadie renueva ocupa stock y distorsiona la reposición. La política de quién puede reservar y cuánto tiempo se mantiene es una dependencia interna pendiente.

3 · Faltantes de productos relevantes

No todos los huecos merecen la misma urgencia. Un producto relevante es el que sostiene la venta diaria o un compromiso profesional: alta rotación, base de preparación, formato de 15 L para obra, referencias que aparecen en varios pedidos o producto de temporada con demanda concentrada. El encargado no repone por la impresión de que «falta de todo»: distingue la señal que acredita un faltante de la que solo lo sugiere.

Una señal acredita cuando hay disponible cero con stock físico comprometido, cuando el físico es menor que el registrado de forma repetida, cuando una transferencia no llega o cuando un pedido profesional consume toda la reserva. Solo sugiere cuando hay un hueco en la exposición pero el almacén está lleno, cuando un cliente pregunta una vez o cuando la última venta fue grande. No es señal una impresión del equipo. La diferencia importa porque una reposición por impresión ocupa sitio y dinero, y un faltante acreditado sin reponer pierde la venta.

4 · Revisión de reposición y transferencias

El procedimiento de PBA y el de transferencias ya están trabajados en sus lecciones operativas (OA 28463 y OA 28462). Aquí no se reescriben: se supervisan. El encargado no prepara cada petición ni cuenta cada palé, pero revisa que la petición tenga la referencia y el formato correctos, que la cantidad esté justificada con el disponible y el tránsito restados, que no exista una petición duplicada y que la transferencia tenga salida y recepción registradas.

La revisión tiene una frecuencia y un objetivo. Cada día, antes de que el mostrador empiece a prometer, se mira el tránsito y las peticiones abiertas. Cada semana se revisa la cobertura de las referencias relevantes y se detectan duplicados o reservas sin dueño. Cada mes se contrasta el patrón de faltantes con la rotación. La frecuencia exacta es una rutina propuesta: la oficial la fija la casa. Lo que no se delega es la decisión de escalar una petición duplicada, una transferencia pendiente o una parcial que nadie cierra.

5 · Mercancía en tránsito: el hueco que no se ve

Cuando una transferencia sale de la tienda, la mercancía sigue existiendo, pero ya no está disponible en el origen. Cuando una petición al PBA se envía, todavía no está en la tienda. En los dos casos hay un tránsito: un espacio entre dos registros en el que la mercancía no pertenece a ninguna estantería. El encargado lo sigue para no prometer lo que no ha llegado y para no reponer lo que ya está pedido.

El seguimiento tiene tres datos: qué salió o se pidió, cuándo y en qué estado está. Con esos datos se puede decir al cliente la verdad —«está pedido, no ha llegado, te confirmo cuando entre»— y se puede detectar una pendiente crónica. Una transferencia que lleva demasiado tiempo sin recepción no se resuelve abriendo otra: se escala con la fecha de salida, la referencia, la cantidad y el destino. El plazo máximo de tránsito es una dependencia interna pendiente; mientras no conste, no se promete una fecha que nadie ha confirmado.

6 · El tablero de disponibilidad

El tablero de disponibilidad es una tabla de una sola pantalla que reúne, por referencia y formato, las cifras que el mostrador necesita: físico contado, reservado, tránsito de salida, bloqueado y disponible. Su valor no está en las columnas, sino en que obliga a nombrar la resta: si una unidad está reservada, aparece con su pedido; si está en tránsito, aparece con su destino; si está bloqueada, aparece con su incidencia.

El encargado lo revisa antes de abrir y lo actualiza cuando cambia una reserva, sale una transferencia o se bloquea una unidad. No es un sistema nuevo ni una pantalla oficial: es una herramienta de trabajo que se puede llevar en una hoja de cálculo o en una pizarra. Lo que no puede pasar es que el tablero se llene de cifras sin dueño. Una fila sin pedido, sin destino o sin incidencia no está justificada y se revisa antes de usarla para prometer.

7 · Excepciones que se escalan

No todas las incidencias suben a dirección. El encargado resuelve lo que está dentro de su facultad y escala lo que necesita una decisión que no le corresponde: una referencia relevante con disponible cero y PBA pendiente, una reserva sin dueño que bloquea stock, una transferencia pendiente que impide cumplir un pedido profesional, una diferencia repetida entre físico y registro, o una parcial que nadie cierra. También escala un pedido que supera el disponible cuando el cliente no acepta una entrega parcial.

Un buen escalamiento lleva hechos, impacto, opciones y plazo. «Faltan 26 botes para el pedido del viernes; hay 14 disponibles, una petición al PBA pendiente y una transferencia sin recepción; puedo confirmar 14 hoy o esperar la entrada y confirmar el resto; necesito respuesta antes del jueves a mediodía». Esa frase permite decidir sin volver a preguntar y deja claro qué se ha hecho ya. Escalar no es reenviar el problema: es llevar la parte que no se puede decidir con la información ya reunida.

8 · La rutina del encargado

La disponibilidad no se controla con una revisión heroica: se controla con una rutina corta y repetida. Antes de abrir, el encargado mira el tablero, las reservas del día y el tránsito que debería entrar. Durante la jornada, resuelve las consultas que el mostrador no puede sostener con el dato y actualiza la reserva o el bloqueo cuando cambia. Al cerrar, comprueba que las salidas y las recepciones del día están registradas y que no queda una promesa sin respaldo. Cada semana, revisa el patrón de faltantes y las peticiones abiertas.

Lo que se delega es el conteo, la preparación y la actualización del tablero; lo que no se delega es la decisión de prometer, reponer o escalar. El equipo debe saber qué preguntar antes de dar una cifra y a quién acudir cuando la cifra no cuadra. La frecuencia oficial, el formato del tablero y los umbrales de cobertura son dependencias internas: la rutina de este apartado es una buena práctica general, no una norma de Pinturas Especializadas.

Herramienta de trabajo: tablero de disponibilidad

Abre una hoja con estas columnas y una fila por referencia y formato. Actualízala antes de abrir y cada vez que cambie una reserva, una salida o un bloqueo. Las cifras del ejemplo son ficticias y la aritmética está comprobada. El tablero no decide: hace visible qué falta para decidir.