Uso de herramientas digitales: TPV, inventario y sistemas internos
En Pinturas Especializadas, el dia a dia del equipo depende de tres herramientas digitales: el TPV (Terminal Punto de Venta) para cobrar y registrar ventas, el sistema de inventario para consultar stock, detectar mermas y gestionar reposicion, y los sistemas internos para pedidos, transferencias entre tiendas y comunicacion.
Dominar estas tres herramientas no es opcional: es la base operativa del trabajo en tienda. Un error en el TPV genera descuadres de caja. Un error en el inventario genera pedidos duplicados o clientes sin producto. Un error en los sistemas internos genera transferencias perdidas y respuestas contradictorias al cliente.
1 · El TPV: cobrar, registrar y cerrar
Flujo completo de una venta en TPV
Paso 1: Identificar producto
Escanea el codigo de barras o busca la referencia manualmente. Verifica que el producto que aparece en pantalla es el correcto (mismo formato, misma variante).Paso 2: Verificar precio y aplicar descuentos
Comprueba que el precio es el correcto (no siempre coincide con lo que el cliente recuerda). Si hay descuento aplicado (tarjeta fidelidad, promocion, descuento profesional), verificalo antes de cobrar.Paso 3: Cobrar
Indica al cliente el total. Acepta el metodo de pago (efectivo, tarjeta, bizum). Si es efectivo, verifica el billete y calcula el cambio. Nunca entregues el cambio sin antes cerrar la operacion en el TPV.Paso 4: Emitir ticket
Entrega el ticket al cliente. Si pide factura, genera la factura con los datos fiscales del cliente (nombre, NIF/CIF, direccion).Paso 5: Cerrar operacion
La operacion queda registrada. Si hay devolucion o cambio posterior, se hace desde la misma operacion con el ticket original.
Paso 1 de 5
| Operacion | Como se hace | Cuando aplica |
|---|---|---|
| Venta normal | Escanear + cobrar + ticket | Cada venta |
| Devolucion | Buscar ticket original + devolver producto + reembolsar | Cliente devuelve producto con ticket |
| Cambio | Buscar ticket original + cambiar producto | Cliente cambia por otro producto |
| Descuento manual | Aplicar % o importe fijo | Solo con autorizacion del responsable |
| Venta a credito | Registrar pendiente con datos del cliente | Solo si esta autorizado |
| Anulacion | Cancelar operacion antes de cerrar | Error en la venta, el cliente anula |
2 · Inventario: consultar stock y detectar mermas
El sistema de inventario es la memoria fisica de la tienda. Permite saber que hay, cuanto hay y donde esta. Se usa para:
- Consultar stock antes de confirmar una venta o un pedido.
- Detectar mermas (diferencia entre stock teorico y stock real).
- Gestionar reposicion (pedir al proveedor cuando el stock baja del minimo).
- Trazabilidad (saber cuando entro un producto, de que proveedor y a que precio).
El error mas comun es confiar solo en el stock teorico del sistema. El sistema dice lo que deberia haber; el conteo fisico dice lo que hay. La diferencia es la merma.
Como hacer un conteo fisico de stock
Paso 1: Elegir zona
Se hace por zonas: un pasillo, una estanteria, una familia de producto. No se cuenta toda la tienda de una vez.Paso 2: Contar producto por producto
Se cuenta cada referencia: se mira el sistema, se cuenta lo que hay en estanteria y se anota la diferencia.Paso 3: Registrar diferencias
Si hay diferencia (sobran o faltan unidades), se registra en el sistema con el motivo probable: venta no registrada, merma, error de recepcion, robo.Paso 4: Ajustar stock
El encargado autoriza el ajuste del stock teorico al stock real. Este ajuste queda registrado y trazado.
Paso 1 de 4
3 · Sistemas internos: pedidos, transferencias y comunicacion
Los sistemas internos de la empresa incluyen:
- Gestion de pedidos a proveedores: se genera el pedido desde el sistema (no por telefono o email suelto), se registra la referencia, cantidad, precio y plazo esperado.
- Transferencias entre tiendas: cuando un producto no esta en tu tienda, se solicita transferencia desde el sistema a otra de las tres tiendas. La reserva queda registrada a nombre del cliente.
- Comunicacion interna: avisos del hub, mensajes entre tiendas, instrucciones de direccion. Se leen al empezar el turno, no al rato.
El principio es simple: si no esta en el sistema, no existe. Un pedido por telefono sin registro en el sistema es un pedido que puede perderse. Una transferencia de palabra sin registro es una transferencia que puede duplicarse.
| Sistema | Para que sirve | Frecuencia de uso |
|---|---|---|
| TPV | Cobrar, registrar ventas, emitir tickets | Cada venta |
| Inventario | Consultar stock, detectar mermas, gestionar reposicion | Varias veces al dia |
| Pedidos a proveedores | Generar pedidos, confirmar plazos, registrar entradas | Semanal o segun necesidad |
| Transferencias | Solicitar producto de otra tienda, reservar, confirmar plazo | Cuando el cliente lo necesita |
| Comunicacion interna | Avisos del hub, mensajes entre tiendas, instrucciones | Al empezar cada turno |
Pon a prueba lo que sabes
Un cliente trae un bote de pintura de 4 L y tu escaneas el de 15 L por error. ¿Que pasa si no lo detectas?
Si el sistema de inventario dice que hay 12 unidades de un producto y tu cuentas 9 en la estanteria, debes fiarte del sistema.
Une cada herramienta con su funcion principal.
Clasifica cada operacion segun la herramienta que se usa.
Arrastra cada ficha a su categoría (o tócala y luego toca la categoría). También puedes usar el teclado.
Completa: Las tres herramientas digitales basicas en tienda son el , el sistema de y los sistemas . Si no esta en el sistema, no . El stock teorico es lo que haber; el conteo fisico es lo que hay.
Un compañero cierra una venta. Marca las frases que son errores.
Marca la línea o las líneas con error y pulsa Comprobar.
Memoria: herramientas y funciones
Empareja cada herramienta con su funcion.
Tarjetas rapidas de herramientas digitales
Toca una tarjeta para ver la respuesta.
Al final del dia, el cuadre de caja muestra un faltante de 23 €. ¿Que posibles causas hay? ¿Como lo investigarias?
Las causas pueden ser: venta no cobrada, error de cambio, descuento no autorizado, devolucion no registrada, o error de escaneo (producto equivocado). Se revisan las operaciones del dia, se cruzan con las camaras si es necesario y se registra la incidencia.
Tu texto se guarda sólo en este dispositivo.
Para dominar este tema
- El TPV es la herramienta de cobro: verificar producto, precio, descuento y cerrar operacion.
- Los tres errores mas caros en TPV: cobrar de menos, no verificar billetes y no cerrar.
- El inventario dice lo que deberia haber; el conteo fisico dice lo que hay.
- La merma no es solo robo: tambien es error de recepcion, venta no cobrada o producto dañado.
- Si no esta en el sistema, no existe: todo pedido y transferencia se registra.
- El sistema no sustituye el criterio: la verdad absoluta es lo que puedes contar.
Chequeo: herramientas digitales
Aquí se mira lo que ya fuiste acertando. Pulsa «Comprobar» para saber si puedes seguir.
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