Control de existencias y rotación

Control de existencias y rotación

Un martes de octubre, en la tienda del centro, el responsable abre el parte de existencias y encuentra dos cosas raras.

La primera: un formato de 2,5 L de gris que lleva meses sin registrar salida y que ha acabado detrás de tres cajas de blanco mate. Ha salted porque el formato aparece en el listado de material parado, no porque alguien se haya quejado.

La segunda: el sistema dice 24 botes de blanco mate de 4 L y en el estante hay 21. Nadie ha roto nada y nadie ha robado nada; el reparto de la semana se cerró el viernes y el albarán sigue en el cajón.

Mientras tanto, un cliente de la Tienda Este acaba de pedir diez botes de blanco de 2,5 L para una obra que empieza el lunes, y en la estantería de formatos hay uno.

El responsable tiene que decidir hoy: qué cuenta, qué pregunta, qué escribe y qué informa mañana.

Todos los datos de este caso son inventados y sirven para practicar. Los nombres, las cifras y las referencias son de práctica y no son datos de la empresa.

1 · La mirada del responsable: no cuenta, decide qué se cuenta

En la ruta C08 el almacén ya se explica por separado: existencias físicas, transferencias, recepciones, ubicaciones y recuento. Esta lección no repite esa operación. Es la mirada de quien coordina: qué se mira, con qué frecuencia, quién lo hace y qué se decide cuando el número no cuadra.

Un responsable que baja al almacén a contar botes no está haciendo su trabajo: le está quitando tiempo a la parte del trabajo que solo él puede hacer, que es decidir. Contar es una tarea delegable; decidir qué se cuenta, cómo se registra y qué se hace con la diferencia, no.

La diferencia se entiende en cuatro decisiones:

- Qué se mira. No todas las referencias ni todos los formatos. Se elige un conjunto que represente el stock, y ese conjunto se revisa de forma estable. Un control que cambia de lista cada vez no permite comparar meses.
- Con qué frecuencia. La frecuencia no la marca la urgencia del día, la marca la rotación: lo que sale cada semana se mira cada semana; lo que lleva meses sin salir se mira cuando toca revisar, no cuando alguien se queja.
- Quién cuenta. El equipo cuenta y el responsable se ocupa de que el recuento se pueda validar: una persona, una hora, un lugar y una referencia cada vez.
- Qué se hace con la diferencia. Se investiga y se decide. Ajustar la cifra sin más no es cerrar el control: es mover el problema.

Mientras el responsable no tenga escrito ese conjunto de decisiones, el control deja de ser un plan y pasa a ser una reacción a la urgencia del día.

2 · La rotación: cuatro cosas distintas que se parecen

Cuatro clases de material se parecen en el almacén pero se controlan de forma distinta, y confundirlas es el error más caro: mirar un total y suponer que todo gira igual.

- Rotación por fecha. Cuando el material lleva fecha de caducidad o de consumo preferente, lo que sale primero es lo que caduca antes. El orden es FIFO —primera entrada, primera salida— cuando lo que manda es el orden de entrada, y FEFO —primera salida, primera caducidad— cuando lo que manda es la fecha. La etiqueta y la ficha del envase mandan sobre la memoria del equipo.
- Rotación por formato. El mismo blanco en 1 L, en 2,5 L, en 4 L o en bidón no rota igual. El cliente que pide «blanco mate» para una obra pide un formato concreto, y el material grande no se vende solo porque esté cerca de la puerta.
- Formatos que no rotan. Los que se piden por encargo, los que corresponden a una obra muy específica y los formatos grandes que casi nadie compra en el mostrador. Ocupan espacio y capital, y no responden al criterio de «lo que más se vende».
- Material parado. Stock que lleva tiempo sin registrar salida. No es lo mismo que material que no se ha buscado: se distingue con los datos, no con la impresión del momento.

La pregunta que ordena el conjunto es siempre la misma: ¿qué se mira de este material, cada cuánto y qué se decide con lo que salga? Un responsable que responde a esa pregunta para las cuatro clases tiene su control. Uno que solo mira el total del almacén no lo tiene.

3 · El calendario del responsable: qué se revisa y cuándo

El responsable no está todo el día contando, pero tampoco espera a que aparezcan los problemas. Trabaja con un calendario de revisión, que en la empresa está pendiente de confirmar: lo que aquí se explica es la lógica para construirlo, no la fecha que se vaya a aplicar.

La lógica tiene tres reglas.

- La frecuencia sale de la rotación. Lo que rota rápido se mira con más frecuencia, porque es donde una rotura de stock cuesta más. Lo que no rota se mira en la revisión periódica, que es cuando se decide qué hacer con él.
- La lista es estable y corta. Un conjunto de referencias y formatos que se repite. Si cada revisión cuenta cosas distintas, luego no hay comparación posible: no se puede decir que «el material parado ha bajado» si no se miró antes lo mismo.
- Lo que se mide tiene un destino. Cada revisión tiene que acabar en algo: una reposición, una investigación, una corrección de ubicación, una decisión sobre material parado o una escalada a dirección. Una revisión que no acaba en ninguna acción es tiempo perdido.

Y hay un cuarto elemento que no es una revisión, pero que el responsable tiene que tener presente: el resumen de mermas y roturas del periodo. No se cuenta bote a bote: se mira la causa que se repite.

4 · La diferencia entre lo que dice el sistema y lo que hay en el estante

El sistema dice una cifra y el estante dice otra. Las dos son verdaderas en su propio terreno: el sistema registra lo que se le ha comunicado, y el estante tiene lo que hay. La diferencia entre las dos es información, y por eso se mide en lugar de taparse.

Contar por rotación. No se cuenta todo de golpe ni una vez al año. Se cuentan las referencias y los formatos que más mueven y los que más ha costado, en bloques, de forma que el conjunto controlado vaya creciendo sin que el almacén se pare. Cada recuento parcial deja un dato comparable con el anterior.

Las causas que se repiten. Cuando aparece una diferencia, hay una lista corta de causas que explica casi todo:

- Error de registro. Una entrada o una salida que no se anotó. Es la causa más frecuente y la más barata de corregir.
- Merma o consumo no documentado. Material que se ha gastado o se ha roto sin venta ni albarán.
- Referencia o ubicación equivocada. El material está, pero donde no se cuenta o con otro código.
- Fallo del recuento. Se contó de memoria, sin bajar las cajas de debajo, o dos personas contaron a la vez.

La regla que protege el control: hasta que la diferencia esté investigada, la cifra del sistema no se toca. Ajustar antes de investigar destruye la evidencia y convierte un dato en un resultado. Y una diferencia nunca es una acusación: es un dato que hay que explicar.

5 · Un caso de diferencia, resuelto

Un caso completo, con datos inventados, para ver cómo se trabaja una diferencia de principio a fin.

En la tienda del centro el sistema registra 48 botes de blanco mate de 4 L. El recuento del martes a las nueve y cuarto da 41 botes en el estante: hay una diferencia de 7 botes. Antes de volver a tocar el sistema, el responsable hace tres cosas.

Primero, localiza: en la trastienda hay 5 botes del mismo formato y de la misma referencia, apartados a la espera de reubicar. El sistema ya los tenía descontados. La diferencia baja a 2 botes.

Segundo, documenta: busca el albarán del reparto del viernes, que sigue en el cajón, y comprueba que la entrada se grabó con la cantidad correcta. La entrada no es la causa.

Tercero, clasifica: los 2 botes que faltan no están en la estantería, ni en la trastienda, ni en el almacén. Con la cifra contada, la fecha, la persona que contó y la persona que validó, la diferencia queda como merma sin explicar y pendiente de causa.

Y lo que el responsable no hace es cerrar el caso ajustando el sistema a 41 botes. Ajustar sin causa convierte una diferencia de 2 botes en un número redondo, y el mes siguiente habrá otra diferencia igual de inexplicable.

6 · Merma y rotura: dos cosas que no pueden ser una pérdida silenciosa

Una merma es material que se ha perdido o gastado sin venta. Una rotura es material que falta y que alguien pide. Las dos se pierden de forma silenciosa cuando no se registran, y por eso tienen su propio sitio en el control.

La merma se registra con causa. Un registro de merma mínimo tiene seis campos: qué referencia y qué formato, cuánta cantidad, cuándo, por qué ha ocurrido, quién lo ha constatado y qué se ha hecho después. Sin causa, una merma no se puede mejorar: solo se puede contar. Y una merma sin registrar es la peor forma de pérdida, porque además de dinero cuesta confianza en el dato.

La rotura se atiende y se anota. Cuando una referencia no está, el responsable hace tres cosas, en este orden: comprueba si está en otra ubicación o en otro formato que sirva para lo que pide el cliente; comunica al cliente lo que hay de verdad, sin prometer una fecha que no depende de él; y anota la rotura, porque una rotura que no se ve es una rotura que se repite.

La diferencia entre las dos está en a quién afecta. La merma la paga la empresa. La rotura la nota el cliente. Por eso la rotura no espera al informe: se atiende el mismo día.

7 · El material que no rota: qué se decide y con qué datos

El material parado es el que más fácil se pierde de vista, porque no molesta: ocupa, pero no falta. La tentación del responsable es retirarlo de un plumazo; la tentación del equipo es dejarlo ahí, porque mientras esté no hay que hacer nada. Las dos llevan una pérdida.

Antes de decidir, se mira:

- Antigüedad. Cuánto tiempo lleva sin registrar salida. El criterio de antigüedad que la empresa considerará «parado» está pendiente de confirmar; lo que no está pendiente es que la decisión se tome con el dato delante y no con la impresión.
- Por qué no rota. Si es un formato que el cliente no compra, si es una referencia que se pidió una vez, si es un tamaño que no se pide o si simplemente está mal situado y no se ha visto. Son problemas distintos con respuestas distintas.
- Cuánto material hay. Una cantidad grande de un material antiguo no es un problema de rotación: es una decisión de existencias.

Las opciones que se pueden plantear son mantener una cantidad mínima, mover el material a otra tienda o almacén, ofrecerlo en un momento concreto en que sí se consume, o retirar el material del catálogo activo. Retirar tiene coste, y eso no lo decide un responsable de tienda a la vista del estante: se prepara la propuesta con los datos y la decisión la toma quien tiene la facultad, que en esta lección queda pendiente de confirmar.

Y una advertencia importante: no se confunde «no ha rotado» con «no se ha buscado». Un material que nadie ha mirado en cuatro meses no es un material parado: es un material sin datos.

8 · Cómo se informa sin inventar cifras

El informe de existencias es la forma en que el responsable pide una decisión. Si el informe miente —o si rellena con estimaciones presentadas como hechos—, deja de servir para lo único que sirve: para decidir.

Tres planos, y nunca mezclados:

- Lo que consta. Cifras con su fecha, su origen y su responsable: el recuento del día 12, el albarán del viernes, la salida registrada en el sistema. Se puede comprobar.
- Lo que se supone. Estimaciones razonables, con su base: «estimamos que el material parado de la trastienda ronda los 300 € de reposición, según el último coste de compra». Se escriben como estimación.
- Lo que falta. Lo que no se ha podido medir: «el formato de 15 L no se ha contado esta vez porque faltaba una persona». Se escribe como falta, no como cero.

«No consta» no es «cero». Es la frase que más información da y la que más a menudo se equivoca. Un informe con huecos declarados sirve: se ve dónde hay que mirar. Un informe lleno de ceros porque nadie tuvo tiempo de contar no sirve para nada y además enseña a desconfiar del siguiente.

Y una regla de escritura: cada cifra del informe lleva delante su fecha y su origen. «Hay 4 botes de menos» no es un dato; «el recuento del día 12 da 4 botes menos que el sistema» sí lo es.

Qué se pide. El informe no es solo un parte: termina con lo que el responsable necesita que se decida —una reposición, una autorización, una retirada de material, un criterio de antigüedad—.

9 · Qué delega, qué mide y qué escala

Un responsable que hace de todo no controla nada. El trabajo se reparte en tres pisos, y separarlos es lo que hace que el control funcione.

- Lo que delega. Contar, reponer el estante, avisar de una rotura, registrar la merma en cuanto ocurre, mantener la etiqueta al día. Y delegar bien: la persona que cuenta tiene que saber qué cuenta, cómo lo anota y a quién se lo entrega.
- Lo que mide. La precisión del recuento —cuántas diferencias de las revisadas estaban explicadas—, las causas que se repiten, la antigüedad del material parado, las roturas por referencia y la cobertura de los formatos que se piden. Son cinco datos que se pueden mirar en el mes y comparar con el anterior. Lo que no se mide no se mejora.
- Lo que escala. Los mínimos de existencias y el punto de pedido, la autorización para ajustar existencias, la política de rotación y de retirada de material, y el calendario de control. Eso no lo decide el responsable de tienda: lo propone con datos y lo decide quien tiene la facultad.

El límite con la seguridad. El almacén de producto químico inflamable no es un problema de existencias: es un problema de seguridad, con marco propio —el Reglamento de almacenamiento de productos químicos, aprobado por el Real Decreto 656/2017, y las obligaciones del REACH, que mantienen las condiciones de conservación que declara la ficha de datos de seguridad—. Esta lección no da por supuesto que un responsable de tienda pueda decidir sobre señalización, separación de zonas, capacidad o compatibilidad de almacenamiento: eso lo verifica la persona competente de la empresa, en el puesto.

10 · Cierre de la revisión: qué se deja escrito

Un control que no deja nada escrito no ha pasado: se ha hecho. Lo que sirve para el mes siguiente son cinco cosas, y las cinco tienen dueño.

- El recuento. La cifra contada, con su fecha, su hora y el nombre de quien contó y de quien lo validó.
- La diferencia investigada. Con su signo, con su causa y con lo que queda pendiente de averiguar. Si sigue abierta, se dice cuál y quién la espera.
- Las mermas y las roturas registradas. Con su causa y con la acción que han generado.
- Las decisiones tomadas. Mantener, reponer, trasladar, escalar. Con su responsable.
- Lo que no se ha podido mirar. Las referencias que no se han contado, el motivo y cuándo se van a contar.

Y una regla sobre esta lección: el haber superado el test acredita conocimiento del método, no el manejo en el puesto. El recuento real, la ubicación, el criterio para decir que algo es merma y la conversación con el cliente que pide un formato que no queda se verifican con supervisión, en el almacén y en el mostrador. Esta lección enseña el método; el oficio se aprende mirando cómo lo hace alguien con experiencia.

Herramienta de trabajo: tarjeta de control de existencias

Es el soporte donde aterriza una revisión. La columna de ejemplo es ficticia y sirve para ver el nivel de detalle; no son datos de Pinturas Especializadas. Los campos definitivos, el soporte donde se guarda y el responsable del archivo los confirma dirección.