Organizacion de eventos y ferias del sector
Los eventos y ferias son una herramienta clave para una tienda de pinturas y decoracion. No se trata solo de "poner un stand": se trata de planificar, ejecutar y medir acciones que acerquen el producto al cliente, formen al equipo y generen ventas.
Hay cuatro tipos principales de eventos en el sector: ferias de bricolaje y decoracion (nacionales o regionales), demostraciones en tienda (aplicacion en vivo de productos), talleres practicos para clientes (sesiones formativas) y eventos coordinados con marcas y proveedores (presentaciones de novedades, jornadas tecnicas).
Cada uno requiere una planificacion en 4 fases: preparacion, difusion, ejecucion y seguimiento. Y cada uno se mide con KPIs concretos: asistentes, leads, ventas directas, ventas post-evento y ROI.
1 · Tipos de eventos en el sector
Los cuatro tipos de eventos que debes conocer
Ferias de bricolaje y decoracion
Son eventos nacionales o regionales donde el sector expone novedades. Ejemplos: SIMA (Salon Inmobiliario), Cevisama (feria de ceramica), o ferias locales de bricolaje. La tienda participa con un stand, lleva muestrario de producto y catalogo. El objetivo es posicionar la marca y captar contactos profesionales.Demostraciones en tienda
Sesiones en vivo donde se muestra la aplicacion de un producto o tecnica decorativa. Se hacen en la propia tienda o en un espacio habilitado. El cliente ve el resultado en directo y puede preguntar. El objetivo es generar venta directa y reducir la barrera de "no se como usarlo".Talleres practicos para clientes
Sesiones formativas donde el cliente aprende haciendo: pintar una pared, aplicar estucado, decorar un mueble. Se cobra una entrada (o se ofrece con compra minima). El objetivo es fidelizar al cliente y que se lleve una experiencia positiva con la marca.Eventos coordinados con marcas y proveedores
Jornadas tecnicas, presentaciones de novedades o eventos exclusivos organizados junto al fabricante. La marca aporta el producto y el conocimiento tecnico; la tienda aporta el espacio y los clientes. El objetivo es reforzar la relacion con el proveedor y ofrecer valor anadido al cliente.
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2 · Planificacion de ferias y eventos: las 4 fases
Las 4 fases de la planificacion de un evento
Fase 1: Preparacion (8-12 semanas antes)
Se definen los objetivos del evento (¿vender? ¿formar? ¿captar clientes?). Se seleccionan las fechas (evitando solapamientos con otros eventos del sector). Se confirma el espacio (stand en feria, zona de la tienda). Se cierra el presupuesto y se asignan recursos humanos. Se contacta a marcas y proveedores para confirmar su participacion.Fase 2: Difusion (4-6 semanas antes)
Se disenian los materiales de promocion: cartel, flyer digital, banner web. Se publica en redes sociales (Instagram, Facebook) con antelacion suficiente. Se envia email marketing a la base de datos de clientes. Se contacta a medios locales si el evento lo merece. Se abre inscripcion si hay plazas limitadas (talleres).Fase 3: Ejecucion (el dia del evento)
Se realiza el montaje del espacio (stand, mesa de demostracion, sillas, producto). Se coordina al personal (quien atiende, quien demuestra, quien cobra). Se registra la asistencia (hoja de firmas, QR de entrada). Se recogen datos de contacto de los asistentes (leads). Se gestionan imprevistos con calma y solucion rapida.Fase 4: Seguimiento (1-2 semanas despues)
Se envia email de agradecimiento a los asistentes. Se analizan las metricas: numero de asistentes, leads generados, ventas directas, ventas post-evento (30 dias). Se hace debriefing con el equipo y con las marcas participantes. Se redacta un informe de resultados con conclusiones y mejoras para el proximo evento.
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| Fase | Cuándo | Acciones clave | Responsable |
|---|---|---|---|
| Preparacion | 8-12 semanas antes | Definir objetivos, fechas, espacio, presupuesto y marcas | Jefe de tienda |
| Difusion | 4-6 semanas antes | Cartel, redes sociales, email marketing, inscripciones | Responsable de marketing |
| Ejecucion | Dia del evento | Montaje, atencion, registro de asistencia, gestion de imprevistos | Equipo completo |
| Seguimiento | 1-2 semanas despues | Agradecimiento, analisis de metricas, debriefing, informe | Jefe de tienda + marcas |
3 · Logistica y promocion del evento
La logistica de un evento es todo lo que necesita pasar antes, durante y despues para que el asistente tenga una buena experiencia. No es solo "montar un stand": es pensar en cada detalle.
Logistica previa:
- Transporte del producto y material al lugar del evento.
- Permisos y seguros si el evento es en espacio publico.
- Confirmacion de asistencia de marcas, ponentes y personal.
- Preparacion de materiales: fichas tecnicas, muestras, catalogos, bolsas de regalo.
Logistica durante el evento:
- Montaje y desmontaje del espacio (horarios, personal, herramientas).
- Punto de inscripcion o registro de asistentes.
- Zona de demostracion o taller con producto listo para usar.
- Personal identificado (camiseta, chaleco, acreditacion).
- Gestion de stock: tener producto disponible para venta directa.
Logistica post-evento:
- Recogida y limpieza del espacio.
- Inventario de producto sobrante.
- Envio de agradecimientos y seguimiento de leads.
Checklist de logistica para el dia del evento
Antes de abrir puertas
Llegar 2 horas antes. Montar el espacio completo (stand, mesas, sillas, producto). Probar sonido y pantalla si hay presentacion. Colocar cartelera y senalizacion. Verificar que hay stock suficiente para venta directa. Preparar bolsa de bienvenida (catalogo, muestra, descuento).Durante el evento
Tener punto de registro visible (hoja de firmas o QR). Rotar al personal: nadie mas de 3 horas seguidas en stand. Ofrecer demostraciones cada 30-45 minutos. Fotografiar el evento para redes sociales. Recoger emails de interesados para seguimiento.Al cerrar el evento
Agradecer personalmente a cada asistente que se vaya. Recoger datos de contacto de los que no se registraron. Hacer foto grupal del equipo y marcas. Desmontar con calma (no correr). Contar stock vendido y restante.
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4 · Metricas de exito: KPIs y ROI del evento
| KPI | Que mide | Como se calcula | Objetivo minimo |
|---|---|---|---|
| Asistentes | Personas que acudieron al evento | Conteo en registro o QR de entrada | Segun capacidad del espacio |
| Leads generados | Contactos de interesados | Emails o telefonos recogidos | 30% de los asistentes |
| Ventas directas | Ingresos el dia del evento | Suma de tickets de venta | Cubrir costes del evento |
| Ventas post-evento | Ingresos en 30 dias tras el evento | Ventas atribuidas a asistentes | 2x la inversion |
| ROI | Retorno de la inversion | (Ingresos - Inversion) / Inversion x 100 | > 100% |
| Satisfaccion | Grado de satisfaccion del asistente | Encuesta post-evento (1-5) | > 4 sobre 5 |
El ROI (Retorno de la Inversion) es el indicador rey. Se calcula asi:
ROI = (Ingresos totales - Inversion total) / Inversion total x 100
Si la inversion fue de 2.000 € y los ingresos (ventas directas + post-evento) fueron de 5.000 €, el ROI es:
(5.000 - 2.000) / 2.000 x 100 = 150%
Un ROI superior al 100% significa que el evento fue rentable. Un ROI inferior al 50% indica que hay que revisar la planificacion o el tipo de evento elegido.
Para dominar este tema
Una marca te propone organizar un evento en tu tienda para presentar una nueva linea de pinturas decorativas. ¿Que debes cerrar por escrito antes de aceptar?
Ordena las acciones de planificacion en su fase correcta.
Arrastra cada ficha a su categoría (o tócala y luego toca la categoría). También puedes usar el teclado.
Relaciona cada tipo de evento con su objetivo principal.
Si al evento vienen muchas personas, automaticamente es un exito aunque no se midan las ventas ni los leads generados.
Un compañero esta organizando un evento. Marca las frases que contienen errores.
Marca la línea o las líneas con error y pulsa Comprobar.
Tu tienda va a participar en una feria regional de bricolaje. Tienes un presupuesto limitado de 3.000 €. ¿Que acciones priorizarias en cada fase (preparacion, difusion, ejecucion, seguimiento) y por que? ¿Que KPIs usarias para decidir si repetir el ano que viene?
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Enumera las 4 fases de planificacion de un evento y, para cada fase, nombra al menos 3 acciones clave que no se te pueden olvidar.
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Memoria: fases y acciones del evento
Empareja cada fase de planificacion con sus acciones clave.
Tarjetas rapidas: eventos y ferias
Toca una tarjeta para ver la respuesta.
Chequeo: eventos y ferias del sector
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