Uso de herramientas digitales: TPV, inventario y sistemas internos

Pantalla de TPV y sistema de inventario — Tres herramientas, un solo objetivo: que el cliente salga con lo que necesita y la tienda funcione sin errores.

En Pinturas Especializadas, el dia a dia del equipo depende de tres herramientas digitales: el TPV (Terminal Punto de Venta) para cobrar y registrar ventas, el sistema de inventario para consultar stock, detectar mermas y gestionar reposicion, y los sistemas internos para pedidos, transferencias entre tiendas y comunicacion.\n\nDominar estas tres herramientas no es opcional: es la base operativa del trabajo en tienda. Un error en el TPV genera descuadres de caja. Un error en el inventario genera pedidos duplicados o clientes sin producto. Un error en los sistemas internos genera transferencias perdidas y respuestas contradictorias al cliente.

1 · El TPV: cobrar, registrar y cerrar

Flujo de operacion en el TPV — El flujo del TPV es siempre el mismo: identificar producto, aplicar descuentos si procede, cobrar, emitir ticket y registrar.

Flujo completo de una venta en TPV

Escanea el codigo de barras o busca la referencia manualmente. Verifica que el producto que aparece en pantalla es el correcto (mismo formato, misma variante).
Comprueba que el precio es el correcto (no siempre coincide con lo que el cliente recuerda). Si hay descuento aplicado (tarjeta fidelidad, promocion, descuento profesional), verificalo antes de cobrar.
Indica al cliente el total. Acepta el metodo de pago (efectivo, tarjeta, bizum). Si es efectivo, verifica el billete y calcula el cambio. Nunca entregues el cambio sin antes cerrar la operacion en el TPV.
Entrega el ticket al cliente. Si pide factura, genera la factura con los datos fiscales del cliente (nombre, NIF/CIF, direccion).
La operacion queda registrada. Si hay devolucion o cambio posterior, se hace desde la misma operacion con el ticket original.

Los tres errores mas caros en TPV 1. Cobrar de menos: no aplicar un producto escaneado o aplicar un descuento que no corresponde. 2. No verificar el billete: aceptar billetes falsos o calcular mal el cambio. 3. No cerrar la operacion: si el TPV se queda a medias, el stock no se descuenta y el descuadre aparece al final del dia.

Operaciones habituales en el TPV
Operacion	Como se hace	Cuando aplica
Venta normal	Escanear + cobrar + ticket	Cada venta
Devolucion	Buscar ticket original + devolver producto + reembolsar	Cliente devuelve producto con ticket
Cambio	Buscar ticket original + cambiar producto	Cliente cambia por otro producto
Descuento manual	Aplicar % o importe fijo	Solo con autorizacion del responsable
Venta a credito	Registrar pendiente con datos del cliente	Solo si esta autorizado
Anulacion	Cancelar operacion antes de cerrar	Error en la venta, el cliente anula

2 · Inventario: consultar stock y detectar mermas

Modulos del sistema de inventario — El inventario tiene tres modulos: consulta de stock, gestion de pedidos y deteccion de mermas.

El sistema de inventario es la memoria fisica de la tienda. Permite saber que hay, cuanto hay y donde esta. Se usa para:\n\n- Consultar stock antes de confirmar una venta o un pedido.\n- Detectar mermas (diferencia entre stock teorico y stock real).\n- Gestionar reposicion (pedir al proveedor cuando el stock baja del minimo).\n- Trazabilidad (saber cuando entro un producto, de que proveedor y a que precio).\n\nEl error mas comun es confiar solo en el stock teorico del sistema. El sistema dice lo que deberia haber; el conteo fisico dice lo que hay. La diferencia es la merma.

Como hacer un conteo fisico de stock

Se hace por zonas: un pasillo, una estanteria, una familia de producto. No se cuenta toda la tienda de una vez.
Se cuenta cada referencia: se mira el sistema, se cuenta lo que hay en estanteria y se anota la diferencia.
Si hay diferencia (sobran o faltan unidades), se registra en el sistema con el motivo probable: venta no registrada, merma, error de recepcion, robo.
El encargado autoriza el ajuste del stock teorico al stock real. Este ajuste queda registrado y trazado.

La merma no es solo robo La merma puede ser por robo, si, pero tambien por: errores de recepcion (llegan 10 y se registran 12), ventas no cobradas (el empleado olvida escanear), productos dañados que se tiran sin registrar, o devoluciones no procesadas. Contar el stock periodicamente es la unica forma de detectarla.

3 · Sistemas internos: pedidos, transferencias y comunicacion

Sistemas internos de Pinturas Especializadas — Los sistemas internos conectan las cuatro tiendas con el hub central: pedidos a proveedores, transferencias entre tiendas y comunicacion del equipo.

Los sistemas internos de la empresa incluyen:\n\n- Gestion de pedidos a proveedores: se genera el pedido desde el sistema (no por telefono o email suelto), se registra la referencia, cantidad, precio y plazo esperado.\n- Transferencias entre tiendas: cuando un producto no esta en tu tienda, se solicita transferencia desde el sistema a otra de las tres tiendas. La reserva queda registrada a nombre del cliente.\n- Comunicacion interna: avisos del hub, mensajes entre tiendas, instrucciones de direccion. Se leen al empezar el turno, no al rato.\n\nEl principio es simple: si no esta en el sistema, no existe. Un pedido por telefono sin registro en el sistema es un pedido que puede perderse. Una transferencia de palabra sin registro es una transferencia que puede duplicarse.

Sistemas internos y su uso
Sistema	Para que sirve	Frecuencia de uso
TPV	Cobrar, registrar ventas, emitir tickets	Cada venta
Inventario	Consultar stock, detectar mermas, gestionar reposicion	Varias veces al dia
Pedidos a proveedores	Generar pedidos, confirmar plazos, registrar entradas	Semanal o segun necesidad
Transferencias	Solicitar producto de otra tienda, reservar, confirmar plazo	Cuando el cliente lo necesita
Comunicacion interna	Avisos del hub, mensajes entre tiendas, instrucciones	Al empezar cada turno

El sistema no sustituye el criterio El sistema dice lo que hay registrado, no siempre lo que hay en la estanteria. Si el sistema dice "hay 5" y tu cuentas 3, la realidad es 3. El sistema es una herramienta, no la verdad absoluta. La verdad absoluta es lo que puedes contar con tus manos.

Pon a prueba lo que sabes

Un cliente trae un bote de pintura de 4 L y tu escaneas el de 15 L por error. ¿Que pasa si no lo detectas?

Si el sistema de inventario dice que hay 12 unidades de un producto y tu cuentas 9 en la estanteria, debes fiarte del sistema.

Une cada herramienta con su funcion principal.

Clasifica cada operacion segun la herramienta que se usa.

TPV

Inventario

Sistemas internos

Completa: Las tres herramientas digitales basicas en tienda son el , el sistema de y los sistemas . Si no esta en el sistema, no . El stock teorico es lo que haber; el conteo fisico es lo que hay.

Un compañero cierra una venta. Marca las frases que son errores.

Escaneo el producto y verifico que el precio es correcto en pantalla
Acepto el pago en efectivo sin verificar el billete
Aplico un descuento del 20% sin autorizacion del responsable
Entrego el ticket al cliente antes de cerrar la operacion en el TPV
Cierro la operacion y verifico que el stock se ha descontado
Registro la devolucion buscando el ticket original

Identifica la linea con error.

Memoria: herramientas y funciones

Termino	Definicion

Tarjetas rapidas de herramientas digitales

¿Cuales son los 3 errores mas caros en TPV?

Cobrar de menos, no verificar billetes y no cerrar la operacion.

¿Que es la merma?

Diferencia entre stock teorico (sistema) y stock real (fisico). Puede ser por robo, error de recepcion, ventas no cobradas o productos dañados.

¿Que significa "si no esta en el sistema, no existe"?

Todo pedido, transferencia o operacion debe registrarse en el sistema. Lo que no se registra puede perderse o duplicarse.

¿Cada cuanto se cuenta el stock?

Periodicamente, por zonas. No se cuenta toda la tienda de una vez. Se compara con el sistema y se registran diferencias.

¿Que haces si el sistema dice 12 y tu cuentas 9?

Registras la diferencia (3 unidades de merma), anotas el motivo probable y el encargado autoriza el ajuste.

Al final del dia, el cuadre de caja muestra un faltante de 23 €. ¿Que posibles causas hay? ¿Como lo investigarias?

Pista

Las causas pueden ser: venta no cobrada, error de cambio, descuento no autorizado, devolucion no registrada, o error de escaneo (producto equivocado). Se revisan las operaciones del dia, se cruzan con las camaras si es necesario y se registra la incidencia.

Para dominar este tema

El TPV es la herramienta de cobro: verificar producto, precio, descuento y cerrar operacion.
Los tres errores mas caros en TPV: cobrar de menos, no verificar billetes y no cerrar.
El inventario dice lo que deberia haber; el conteo fisico dice lo que hay.
La merma no es solo robo: tambien es error de recepcion, venta no cobrada o producto dañado.
Si no esta en el sistema, no existe: todo pedido y transferencia se registra.
El sistema no sustituye el criterio: la verdad absoluta es lo que puedes contar.

Chequeo: herramientas digitales

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